Ogni quanto e come vanno scaricati i dati della carta del conducente e del tachigrafo? L’azienda per quanto tempo deve conservare tali dati?

Prima di rispondere al quesito è importante fare una distinzione tra dati del tachigrafo (o memoria di massa) e dati della scheda del conducente:

– il tachigrafo digitale registra, all’interno della propria memoria di massa, tutte le attività del mezzo (velocità, distanza percorsa, conducenti che lo hanno guidato ecc); esso conserva, quindi, tutte le attività dei conducenti che inseriscono la scheda al sul interno e le attività eseguite senza scheda.

– la scheda del conducente invece registra tutte le attività svolte da un singolo conducente vale a dire guida, riposo, disponibilità e lavoro.

 

Ma ogni quanto vanno scaricati queste informazioni digitali?

I dati del conducente devono essere scarica entro 28 giorni.

I dati della memoria di massa del tachigrafo entro 90 giorni.

Ciò significa che le scadenze stabilite dalla normativa sono 28 e 90 giorni, ma nulla vieta di effettuare questi download in periodi anche inferiori a quelli stabiliti (magari 1 volta ogni 7 giorno o 1 volta al giorno, ecc.).

 

Ma come si effettua lo scarico dei dati?

Le modalità sono molteplici a seconda anche dei dispositivi a disposizione dell’azienda. Lo strumento più comune è la cosiddetta “chiavetta” o download key, che prevede l’intervento manuale di una persona.

 

Con il progresso tecnologico e con l’evoluzione dei tachigrafi (in particolar modo dopo il 2009) è possibile effettuare anche il download da remoto (vale a dire con il camion in movimento e senza l’intervento di alcun operatore).

A prescindere dal dispositivo utilizzato in ogni caso è necessario l’utilizzo della scheda dell’azienda. Quest’ultima viene richiesta in camera di commercio e permette di effettuare il cosiddetto “blocco di dati” all’interno del proprio cronotachigrafo.

Per lo scarico dei dati la scheda dell’azienda va inserita in uno dei due slot (o 1 o 2) del tachigrafo.

Ci teniamo a precisare che la scheda dell’azienda non memorizza i dati tachigrafici al suo interno ma serve solo ad autorizzare lo scarico.

 

 

Vedi le procedure di scarico per Stoneridge e VDO:

Per quanto tempo bisogna conservare i dati scaricati?

L’azienda deve conservare i fogli di registrazione, i dati delle carte del conducente e i dati della memoria di massa del tachigrafo, in ordine cronologico e in forma leggibile, per un anno dalla data di utilizzo.

Inoltre, ha l’obbligo di rilasciare copia dei dati ai conducenti che ne facciano richiesta e di metterli a disposizione delle Autorità competenti per il controllo.

 

È sufficiente effettuare solo lo scarico?

Abbiamo più volte (nei nostri approfondimenti) ribadito l’importanza dell’analisi dei dati per prevenire le infrazioni.

Inoltre, con l’entrata in vigore del decreto DD 215/2016 sui corsi per i cronotachigrafi e relative circolari, è stata sottolineata l’importanza di effettuare almeno ogni 90 giorni un controllo sui dati attraverso l’emissione di report specifici (Vedi Art. 7 del Decreto – vedi il nostro articolo specifico sugli obbligo informativi e formativi dell’azienda).

A livello operativo, quindi, l’azienda ha l’onere di scaricare i dati dei conducenti e della memoria di massa del tachigrafo e in seconda battuta (ma non meno importante) impostare una procedura di controllo e prevenzione attraverso la formazione (corsi), istruzioni e controllo dei propri conducenti.

 

In conclusione quindi consigliamo di non fermarsi allo scarico e conservazione dei propri dati tachigrafici, ma di analizzarli mensilmente o periodicamente in modo da evitare ulteriori sanzioni.

 

Riferimenti normativi

– Reg. CE 581/2010 – Scarica

– Reg. CE 165/2014 art 33. c. 2 – Scarica

– Decreto Tachigrafi (in particolare art. 7) – Scarica

– Circolare esplicativa mit – Scarica

– Circolare esplicativa ministero dell’interno – Scarica

 

 

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